स्प्रेडशीट क्या है | Spreadsheet in Hindi

स्प्रेडशीट किसे कहते हैं:

परिचय:

इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला डेटा विश्लेषण उपकरण है। वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए अपने अध्ययन और हेरफेर के लिए डेटा को संरचना और पुनर्व्यवस्थित करने के लिए स्प्रेडशीट टूल का उपयोग किया जाता है। ये परंपरागत रूप से योजनाओं, बजट और अन्य विश्लेषण विकसित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। यह अपने कार्यपत्रक के कॉलम और पंक्तियों में डेटा मूल्यों और संबंधों को स्वीकार करता है और फिर उपयोगकर्ताओं को विश्लेषण के सवालों के जवाब देने के लिए इस तिथि पर गणना और अन्य संचालन करने की अनुमति देता है।

पहला पर्सनल कंप्यूटर स्प्रेडशीट पैकेज था, जो 1979 में डैन बॅकलिन द्वारा विकसित एक कार्यक्रम था। आज, उपयोगकर्ताओं को बजट तैयार करने, भविष्य की नकदी जरूरतों का पूर्वानुमान लगाने, ब्रेक-ईवन विक्रय बिंदु का निर्धारण करने और अनगिनत अन्य व्यापार और गैर का विश्लेषण करने में मदद करने के लिए दर्जनों स्प्रेडशीट पैकेज उपलब्ध हैं। -बिजनेस की समस्या। उदाहरण के लिएः-

लेखाकारों को व्यवसाय में आने वाले सभी पैसे और बाहर जाने वाले सभी भुगतानों पर नजर रखने की आवश्यकता है। उन्हें मुनाफे की गणना करने और पूर्वानुमान लगाने में सक्षम होने की आवश्यकता है कि उन्हें लगता है कि अगले वर्ष के दौरान व्यापार कितना अच्छा करेगा। उन्हें प्रत्येक माह कर्मचारियों के वेतन की गणना करने की भी आवश्यकता है।

शिक्षक होमवर्क और रिकॉर्डिंग परीक्षा परिणामों के लिए और रजिस्टरों के लिए दिए गए अंकों का ट्रैक रखने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं।

बिक्री के लोग स्प्रेडशीट का उपयोग उन वस्तुओं पर नजर रखने के लिए करते हैं जिन्हें वे बेचते हैं, वस्तुओं का मूल्य , प्रत्येक आइटम पर किया गया लाभ और इससे भी महत्वपूर्ण बात, जो कमीशन उन्होंने कमाया है।

बाजार शोधकर्ता अपनी खर्च करने की आदतों और विभिन्न ब्रांडों के बारे में जागरूकता के बारे में दुकानदारों से डेटा एकत्र करते हैं। ग्राहकों को अपने उत्पादों के बारे में क्या सोचते हैं , इसकी विस्तृत रिपोर्ट प्रदान करने के लिए इस डेटा के सभी डेटा को एकत्र और विश्लेषण किया गया है।

इलेक्ट्रॉनिक्स प्रसार के तत्व

स्प्रेड शीट खोलनाः को डेस्कटॉप पर शॉर्टकट या प्रोग्राम मेनू के अंतर्गत पॉपअप मेनू से विकल्प पर क्लिक करके खोला जा सकता है।

प्रारंभ बटनः 

सभी कार्यक्रम

एक नई कार्यपुस्तिका बनाना

जब हम शुरू करते हैं, तो एक नई कार्यपुस्तिका खुलती है।

एक कार्यपुस्तिका स्प्रेडशीट पृष्ठों का एक संग्रह है। प्रत्येक स्प्रेडशीट पृष्ठ एक ग्रिड है जो स्तंभों और पंक्तियों से बना है। प्रत्येक कार्यपुस्तिका को एक्सटेंशन के साथ एक अलग फाइल के रूप में सहेजा जाता है। पहली कार्यपुस्तिका के लिए डिफॉल्ट फाइल है। प्रत्येक वर्कशीट को कॉलम और रो में विभाजित किया गया है, कॉलम वर्टिकल डिविजन हैं और रो क्षैतिज विभाजन हैं। पंक्ति और स्तंभ के चैराहे को सेल कहा जाता है। स्तंभ और पंक्ति 3 के चैराहे पर स्थित सेल को कहा जाएगा। एक वर्कशीट में 256 कॉलम और 65536 पंक्तियाँ हैं।

डिफॉल्ट कार्यपुस्तिका 3 कार्यपत्रक, और के साथ खुलती है। शीट कार्यपुस्तिका विंडो के निचले भाग में टैब पर दिखाई देती है। टैब पर क्लिक करके आप वर्कबुक में शीट से शीट पर जा सकते हैं। सक्रिय पत्रक का टैब हमेशा बोल्ड होता है। में डिफॉल्ट मेनू बार और अन्य टूलबार मौजूद हैं (जैसा कि दिखाया गया है)। शीर्ष पर एक शीर्षक पट्टी होती है, जिस पर फाइल के रूप में दिखाई जाती है बेसिक ऑपरेशन जैसे ओपन फाइल , सेव, कट, कॉपी, पेस्ट, सॉर्ट और अन्य बेसिक कार्यों के लिए स्टैंडर्ड टूलबार की आवश्यकता होती है।

स्वरूपण टूलबार फोंट, संरेखण, पृष्ठभूमि रंग, पाठ रंग आदि का उपयोग करके कार्यपत्रक को प्रारूपित करने की सुविधा प्रदान करता है।

अतिरिक्त टूलबार सक्रिय हो सकते हैं या टूलबार के बगल में खाली क्षेत्र में राइट क्लिक करके निष्क्रिय किए जा सकते हैं।

टूलबार को सक्रिय या निष्क्रिय करने का एक अन्य तरीका यह है कि व्यू टूलबार पर क्लिक करें सक्रिय या निष्क्रिय करने के लिए उपयुक्त टूलबार पर क्लिक करें।

मेनू बार 

मेनू कमांड को मेन्यू बार में मेनू में समूहीकृत किया जाता है। समतुल्य कमांड शॉर्टकट मेनू, टूलबार बटन और शॉर्टकट कुंजियों में भी उपलब्ध हैं। कुछ कमांड सबमेनू प्रदर्शित करते हैं। आदेश का पालन करके सबमेनस का संकेत दिया जाता है। सबमेनस में अतिरिक्त संबंधित कमांड होते हैं।

फाइल मेनू — नया, खुला, बंद, सहेजें, सहेजें, प्रिंट और अन्य मूल फाइल फंक्शन दिखाता है।

एडिट मेनू — कट , कॉपी, पेस्ट, पेस्ट स्पेशल, फाइंड, रिप्लेसमेंट आदि दिखाता है। पाठ संपादित करने के लिए

सम्मिलित मेनू – का उपयोग नई पंक्ति, कॉलम, वर्कशीट, फंक्शन, चित्र और बहुत कुछ जोड़ने के लिए किया जाता है।

व्यू मेनू — का उपयोग टूलबार को सक्रिय / निष्क्रिय करने, हेडर / फूटर को जोड़ने / हटाने, टिप्पणियों को देखने आदि के लिए किया जाता है।

2. यह उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस प्रदान करता है जिसमें मेनुस और टूलबार शामिल हैं। 3. इसमें शक्तिशाली संपादन सुविधाएँ जैसे कि आदि हैं। परिवर्तन करने के लिए।

4. सूची बनाने के लिए, आप विभिन्न प्रकार की गोलियों का उपयोग कर सकते हैं।

5. अपने दस्तावेज के रूप को बढ़ाने के लिए, विभिन्न स्वरूपण विकल्प हैं।

6. सूचना को सारणीबद्ध करने और सरल गणना के लिए, आप टेबल्स का उपयोग कर सकते है।

स्प्रेड शीट खोलनाः 

को डेस्कटॉप पर शॉर्टकट या प्रोग्राम मेनू के अंतर्गत पॉपअप मेनू से विकल्प पर क्लिक करके खोला जा सकता है।

प्रारंभ बटनः

सभी कार्यक्रम

एक नई कार्यपुस्तिका बनाना

जब हम शुरू करते हैं, तो एक नई कार्यपुस्तिका खुलती है।

एक कार्यपुस्तिका स्प्रेडशीट पृष्ठों का एक संग्रह है। प्रत्येक स्प्रेडशीट पृष्ठ एक ग्रिड है जो स्तंभों और पंक्तियों से बना है। प्रत्येक कार्यपुस्तिका को एक्सटेंशन के साथ एक अलग फाइल के रूप में सहेजा जाता है। पहली कार्यपुस्तिका के लिए डिफॉल्ट फाइल है। प्रत्येक वर्कशीट को कॉलम और रो में विभाजित किया गया है, कॉलम वर्टिकल डिविजन हैं और रो क्षैतिज विभाजन हैं। पंक्ति और स्तंभ के चैराहे को सेल कहा जाता है। स्तंभ । और पंक्ति 3 के चैराहे पर स्थित सेल को कहा जाएगा। एक वर्कशीट में 256 कॉलम और 65536 पंक्तियाँ हैं।

डिफॉल्ट कार्यपुस्तिका 3 कार्यपत्रक, और के साथ खुलती है। शीट 5 कार्यपुस्तिका विंडो के निचले भाग में टैब पर दिखाई देती है। टैब पर क्लिक करके आप वर्कबुक में शीट से शीट पर जा सकते हैं। सक्रिय पत्रक का टैब हमेशा बोल्ड होता है। में डिफॉल्ट मेनू बार और अन्य टूलबार मौजूद हैं (जैसा कि दिखाया गया है)। शीर्ष पर एक शीर्षक पट्टी होती है, जिस पर फाइल के रूप में दिखाई जाती है बेसिक ऑपरेशन जैसे ओपन फाइल , सेव, कट, कॉपी, पेस्ट, सॉर्ट और अन्य बेसिक कार्यों के लिए स्टैंडर्ड टूलबार की आवश्यकता होती है।

स्वरूपण टूलबार फोंट, संरेखण, पृष्ठभूमि रंग, पाठ रंग आदि का उपयोग करके कार्यपत्रक को प्रारूपित करने की सुविधा प्रदान करता है।

अतिरिक्त टूलबार सक्रिय हो सकते हैं या टूलबार के बगल में खाली क्षेत्र में राइट क्लिक करके निष्क्रिय किए जा सकते हैं।

टूलबार को सक्रिय या निष्क्रिय करने का एक अन्य तरीका यह है कि व्यू टूलबार पर क्लिक करें सक्रिय या निष्क्रिय करने के लिए उपयुक्त ट्रलबार पर क्लिक करें।

मेनू बार 

मेनू कमांड को मेन्यू बार में मेनू में समूहीकृत किया जाता है। समतुल्य कमांड शॉर्टकट मेनू, टूलबार बटन और शॉर्टकट कुंजियों में भी उपलब्ध हैं। कुछ कमांड सबमेनू प्रदर्शित करते हैं। आदेश का पालन करके सबमेनस का संकेत दिया जाता है। सबमेनस में अतिरिक्त संबंधित कमांड होते हैं।

फाइल मेनू — नया, खुला, बंद, सहेजें, सहेजें, प्रिंट और अन्य मूल फाइल फंक्शन दिखाता है।

एडिट मेनू — कट , कॉपी, पेस्ट, पेस्ट स्पेशल , फाइंड, रिप्लेसमेंट आदि दिखाता है। पाठ संपादित करने के लिए

सम्मिलित मेनू – का उपयोग नई पंक्ति, कॉलम, वर्कशीट, फंक्शन, चित्र और बहुत कुछ जोड़ने के लिए किया जाता है।

व्यू मेनू – का उपयोग टूलबार को सक्रिय / निष्क्रिय करने, हेडर / फूटर को जोड़ने / हटाने, टिप्पणियों को देखने आदि के लिए किया जाता है।

एक विशिष्ट एक्सेल वर्कबुक में कई शीट हो सकती हैं, प्रत्येक शीट में बड़ी मात्रा में डेटा होता है। इसलिए, उपरोक्त तीन तरीकों में से किसी का उपयोग करने से पहले , आपको स्प्रेडशीट के एक क्षेत्र का चयन करना होगा जिसे आप प्रिंट करना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए, दिए गए चरणों का पालन करेंः –

1. कीबोर्ड / माउस का उपयोग करके कक्षों की श्रेणी का चयन करें

2. फाइल मेनू पर क्लिक करें

3. विकल्प प्रिंट क्षेत्र पर क्लिक करें

4. उप-विकल्प सेट प्रिंट क्षेत्र पर क्लिक करें

5. अब डायलॉग बॉक्स खोलने के लिए फाइल मेनू से प्रिंट का चयन करें या मानक टूलबार से प्रिंट टूल का चयन करें।

6. अंतिम मुद्रण के लिए स्प्रेडशीट भेजने से पहले, आपको हमेशा यह देखना चाहिए कि यह प्रिंट पूर्वावलोकन है प्रिंट डायलॉग बॉक्स में पूर्वावलोकन विकल्प पर क्लिक करके।

प्रिंट का पूर्वावलोकन करें 

अपनी शीट का पूर्वावलोकन करके, आप प्रत्येक पृष्ठ को ठीक उसी तरह देख सकते हैं जैसे वह प्रिंट करेगा, सही मार्जिन और पृष्ठ विराम के साथ और शीर्षकों और पादरों को प्रिंट पूर्वावलोकन टूलबार बटन पर क्लिक करके। पेज मार्जिन, हेडर और फूटर मार्जिन और कॉलम चैड़ाई समायोजित करने के लिए हैंडल खींचें। पृष्ठ के एक हिस्से को बढ़ाने के लिए क्लिक करें। पूरे पृष्ठ को प्रदर्शित करने के लिए फिर से क्लिक करें। जब आप पूर्वावलोकन करते हैं , तो पूर्वावलोकन मेनू में निम्नलिखित विकल्प दिखाई देते हैंः

अगला / पिछलाः अगला या पिछला पृष्ठ देखें।

जूम करेंः पृष्ठ के दृश्य को बढ़ाएँ या कम करें।

प्रिंट करेंः अब पृष्ठों को प्रिंट करें।

सेटअपः पृष्ठ सेटअप संवाद बॉक्स प्रदर्शित करें।

मार्जिनः मार्जिन और कॉलम की चैड़ाई के हैंडल को प्रदर्शित करना या छिपाना।

7. अंत में, प्रीव्यू विंडो में बटन पर क्लिक करें।

सेविंग वर्कबुक 

कार्यपुस्तिका को सहेजने के लिए दो विधियाँ हैं।

विधि 1ः मानक टूलबार पर सेव बटन पर क्लिक करें।

विधि 2ः फाइल मेनू से सेव कमांड चुनें।

यदि आपने पहले कार्यपुस्तिका को सहेजा नहीं है, तो सहेजें संवाद बॉक्स दिखाई देता है ताकि आप कार्यपुस्तिका को टाइप कर सकें। आप ड्राइव , निर्देशिका का चयन कर सकते हैं , जहां आप कार्यपुस्तिका को सहेजना चाहते हैं।

काम करते समय, आप दबाकर परिवर्तनों को जल्दी से बचा सकते हैं।

यदि आप किसी कार्यपुस्तिका को पहले सहेजे बिना बंद करने का प्रयास करते हैं , तो स्वचालित रूप से कार्यपुस्तिका को सहेजने के लिए संकेत देता है। आप से रसीद की पुष्टि पर, कार्यपुस्तिका सहेजी जाएगी। यदि आप कार्यपुस्तिका को सहेजे बिना से बाहर निकलने का प्रयास करते हैं, तो यह आपको कार्यपुस्तिका को सहेजने का संकेत देता है।

कोशिकाओं का हेरफेरः 

पाठ, संख्या और दिनांक प्रविष्ट करनाः

एक वर्कशीट में सेल में दो तरह के डेटा हो सकते हैं।

लगातार मूल्यः निरंतर मूल्य यह है कि आप सीधे एक सेल में टाइप करते हैं। यह एक संख्या, एक तिथि, समय, मुद्रा, प्रतिशत, अंश या पाठ हो सकता है। जब तक हम उन्हें संपादित नहीं करते, तब तक लगातार मान नहीं बदलते हैं।

सूत्रः एक सूत्र मानों, कक्ष संदर्भो, कार्यों, या संचालकों का एक अनुक्रम है जो मौजूदा मूल्यों से एक नया मूल्य पैदा करता है। सूत्र हमेशा समान चिह्न (=) से शुरू होते हैं। एक मान जो सूत्र के परिणामस्वरूप उत्पन्न होता है, जब कार्यपत्रक परिवर्तन में अन्य मान सूत्र में शामिल होते हैं तो स्वचालित रूप से बदल जाते हैं।

पाठ, संख्या और तिथियाँ दर्ज करना

नंबर

संख्या में 9 के माध्यम से 0 और विशेष चरित्र जैसे $ – (),/ शामिल हो सकते हैं। हम संख्या 4,000 के रूप में अल्पविराम को शामिल कर सकते हैं। एक नंबर को नजरअंदाज करने से पहले $ साइन किया गया। ऋणात्मक संख्याओं को कोष्ठकों में संलग्न किया जाना चाहिए या एक – पूर्व संकेत द्वारा।

दिनांक या समय 

हम सीधे उस तिथि में प्रवेश कर सकते हैं, जिस प्रारूप में एक्सेल पहचानता है। 12-घंटे की घड़ी का उपयोग करके समय प्रदर्शित करने के लिए, या टाइप करें। यदि अमावस्या दी जाती है या नहीं दी जाती है, तो 24 घंटे की घड़ी मान ली जाती है। तिथियां दर्ज करने के लिए, या तो / या का उपयोग करें। स्थान के साथ अलग किए गए सेल में दिनांक और समय दर्ज किया जा सकता है। मान्य प्रारूपों के कुछ उदाहरण हैंः

15/10/96

4-  -96

8ः15 बजे

8ः50ः10 बजे।

5/15/96 8ः50 बजे

टेक्स्ट 

एक पाठ मान एक सेल में 32000 वर्ण लंबा हो सकता है। पाठ रिक्त कक्षों में दाईं ओर फैलता है, लेकिन जब सेल में दाईं ओर डेटा होता है, तो इसे छोटा कर दिया जाता है।

ः तार्किक और त्रुटि मान 

तार्किक मूल्य आमतौर पर उन सूत्रों से उत्पन्न होते हैं जिनमें तार्किक फंक्शन या कोई समीकरण होता है। तार्किक मूल्य और हैं।

पाठ, संख्या, दिनांक श्रृंखला बनानाः कार्यपत्रक बनाने में लेबलिंग और मान अधिक थकाऊ कार्यों में से एक हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक बजट बनाने में, आप अक्सर महीनों के साथ कोशिकाओं को लेबल करते हैं। एक्सेल में भरण श्रृंखला की सुविधा केवल कुछ क्लिकों के साथ कई कक्षों में मान दर्ज करना आसान बनाती है। आप यह निर्धारित करते हैं कि क्या कोशिकाओं में निरंतर वृद्धि या घटते हुए मान (रैखिक या ज्यामितीय परिवर्तनों के आधार पर) होने चाहिए, या कोशिकाओं में पहले से पाए गए रुझानों या संख्याओं के आधार पर मूल्य

श्रृंखला को भरना एक्सेल में सबसे अधिक समय बचाने वाली विशेषताओं में से एक है।

एक रैखिक श्रृंखला भरना 

एक रैखिक श्रृंखला में, प्रत्येक कोशिका एक निश्चित राशि से पिछले सेल से भिन्न होती है। मान लीजिए, हम कोशिकाओं की रेंज में 1 से 10 तक शुरू होने वाले सीरियल नंबर की एक सूची बनाना चाहते हैं। ऐसी श्रृंखला बनाने के लिए, दिए गए सेट्स का पालन करेंः –

1. एक्सेल में, सेल में शुरुआती मूल्य 1 और सेल में 2 दर्ज करें। इसके बाद, आप या तो उन कक्षों का चयन करते हैं जो एक पंक्ति में या एक स्तंभ के नीचे, श्रेणी को पकड़ेंगे। हमारे मामले में, यह कोशिकाओं की सीमा है।

2. से, मेनू संपादित करें, विकल्प भरें और उप-विकल्प श्रृंखला।

3. श्रृंखला डायलॉग बॉक्स में, स्टेप वैल्यू निर्दिष्ट करें  और मूल्य रोकें

श्रृंखला संवाद बॉक्स में नीचे दिए गए अनुसार चार खंड हैंः –

क) श्रृंखला अनुभाग में विकल्प बटन  निर्धारित करें कि भरण एक पंक्ति में या स्तंभ के नीचे होगा।

इ) टाइप सेक्शन – आपको यह चुनने देता है कि आप कैसे कोशिकाओं को भरना चाहते हैं। ग) दिनांक इकाई अनुभाग  केवल तभी लागू होता है जब आप दिनांक को श्रृंखला प्रकार के रूप में चुनते हैं।

क) अंत में, डायलॉग बॉक्स का निचला भाग आपको कोशिकाओं में मूल्यों पर श्रृंखला को एक्सेल बेस देने की सुविधा देता है और आपके द्वारा दर्ज संख्याओं को शुरू और रोक देता है।

4.3.2 पाठ, संख्या, दिनांक श्रृंखला बनानाः

पाठ श्रृंखला 

कई श्रृंखला श्रृंखला संवाद बॉक्स का उपयोग किए बिना भी भरी जा सकती है। डेटा के साथ एक सेल के सही हैंडल को खींचने से एक्सेल ऑटोफिल को लागू करने का कारण बनता है, जो एक बुद्धिमान अनुमान है कि श्रृंखला को क्या मान या लेबल भरना चाहिए। उदाहरण के लिए, मान लें कि हम सेल में ‘‘जनवरी‘‘ महीने में प्रवेश करते हैं। फिर सेल के निचले दाएं हैंडल को तक खींचा जाता है। जब माउस बटन छोड़ा जाता है, तो ‘‘जनवरी‘‘ से ‘‘अक्टूबर‘‘ तक के महीने स्वतः दिखाई देते हैं। इसी तरह, आप कार्यदिवसों की एक सूची भी बना सकते हैं।

एक्सेल को पता है कि ऑटोफिल महीने (जनवरी या जनवरी) और सप्ताह के दिन (सोमवार या सोम) कैसे होते हैं। आप टूल मेनू पर जाकर विकल्प टैब के तहत एक कस्टम सूची बनाकर एक्सेल को ऑटोफिल को अन्य पाठ श्रृंखला में पढ़ा सकते हैं।

दिनांक श्रृंखला 

केवल श्रृंखला युक्त कोशिकाओं की एक श्रृंखला को भरने के लिए, हम निम्नलिखित चरणों का उपयोग कर सकते हैंः –

1. में, सेल में, पहला मान 9- -2009 दर्ज करें।

2. इसके बाद, आप या तो उन कक्षों की श्रेणी का चयन करेंगे जो सीमा को धारण करेंगे। हमारे मामले में, यह कोशिकाओं की सीमा है।

3. संपादन मेनू से, विकल्प भरें और उप-विकल्प श्रृंखला का चयन करें।

4. सीरीज डायलॉग बॉक्स में, सेक्शन सेलेक्ट डेट से।

5. स्टेप वैल्यू । होने दें (डिफॉल्ट)।

6. उत्पन्न होने वाली वास्तविक तिथि श्रृंखला निर्भर करती हैः दिनांक इकाई। एक उपयुक्त दिनांक इकाई जैसे महीना चुनें।

7. ओके पर क्लिक करें।

संपादन कार्यपत्रक डेटाः 

स्प्रेडशीट को संपादित करने के दो तरीके हैंः 

1) डेटा को स्वयं संपादित करें, जैसे कि लेबल, संख्या और सूत्र जो एक स्प्रेडशीट बनाते हैं।

2) स्प्रेडशीट के भौतिक लेआउट को संपादित करें, जैसे कि पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ना या हटाना, पंक्तियों और स्तंभों की चैड़ाई या ऊँचाई को चैड़ा या सिकोड़ना।

एक सेल में डेटा का संपादन 

किसी एकल कक्ष में डेटा संपादित करने के लिए, इन चरणों का पालन करेंः

1. उस सेल पर डबल-क्लिक करें जिसमें वह डेटा है जिसे आप संपादित करना चाहते हैं। एक्सेल आपके चयनित सेल में एक कर्सर प्रदर्शित करता है।

2. बैकस्पेस या डिलीट की का उपयोग करके या नया डेटा टाइप करके अपने डेटा को संपादित करें।

यदि आप किसी सेल पर क्लिक करते हैं, तो फॉर्मूला बार में उस सेल की सामग्री प्रदर्शित करता है। आप सीधे फॉर्मूला बार में डेटा को क्लिक और संपादित कर सकते हैं, जो बड़ी मात्रा में डेटा को संपादित करने के लिए अधिक सुविधाजनक हो सकता है।

संपादन कार्यपत्रक डेटाः

आप दो तरह से कोशिकाओं को कॉपी और स्थानांतरित कर सकते हैंः

कट, कॉपी और पेस्ट का उपयोग करके।

माउस के साथ खींचकर।

जब आप किसी सेल की प्रतिलिपि बनाते हैं, तो आप सेल सामग्री की नकल करते हैं और उन्हें एक नए स्थान पर पेस्ट करते हैं। जब आप कोशिकाओं को स्थानांतरित करते हैं, तो आप सेल सामग्री को हटाते हैं और उन्हें एक नए स्थान पर पेस्ट करते हैं। जब आप कोशिकाओं को मौजूदा कोशिकाओं पर चिपकाते हैं, तो आप मौजूदा सेल सामग्री को अधिलेखित कर देते हैं।

जब आप कोशिकाओं को कॉपी करते हैं, तो उन्हें दूसरे स्थान पर डुप्लिकेट किया जाता है। उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप कॉपी करना चाहते हैं और संपादन मेनू या शॉर्टकट मेनू या टूलबार बटन से कॉपी कमांड चुनें। कॉपी क्षेत्र को एक एनिमेटेड बॉर्डर के साथ चिह्नित किया गया है। संपादन मेनू या शॉर्टकट मेनू से पेस्ट कमांड चुनें, कोशिकाओं को गंतव्य सेल ध् कोशिकाओं में कॉपी किया जाता है।

जब आप कोशिकाओं को स्थानांतरित करते हैं तो उन्हें काटकर दूसरे स्थान पर स्थानांतरित कर दिया जाता है। उन कोशिकाओं का चयन करें जिन्हें आप स्थानांतरित करना चाहते हैं और संपादित करें मेनू या शॉर्टकट मेनू से कट कमांड चुनें। कट क्षेत्र को एक एनिमेटेड सीमा के साथ चिह्नित किया गया है। संपादन मेनू या शॉर्टकट मेनू से पेस्ट कमांड चुनें।

ड्रैग करके सेल को कॉपी और मूव करना 

माउस का उपयोग करके आप कोशिकाओं को जल्दी से कॉपी और स्थानांतरित कर सकते हैं। कॉपी करने के लिए, एक चयन की सीमा पर माउस पॉइंटर को रखें। कुंजी दबाए रखें और बॉर्डर को नए स्थान पर खींचें। माउस बटन और फिर कुंजी जारी करें।

मूविंग के लिए, एक चयन की सीमा पर माउस पॉइंटर को रखें और बॉर्डर को नए स्थान पर खींचें। माउस बटन छोड़ें। चयनित कोशिकाओं को स्थानांतरित करने के लिए कुंजी को दबाए न रखें।

पंक्तियों, स्तंभों को सम्मिलित करना और हटाना, लेबल, संख्याओं और सूत्रों में टाइप करने के बाद, आपको अचानक महसूस हो सकता है कि आपको अतिरिक्त पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ने या हटाने की आवश्यकता है।

एक पंक्ति या स्तंभ जोड़ने के लिए, इन चरणों का पालन करेंः

1. होम टैब पर क्लिक करें।

2. जहाँ आप दूसरी पंक्ति या स्तंभ जोड़ना चाहते हैं , उस पंक्ति या स्तंभ शीर्षक पर क्लिक करें।

3. इन्सर्ट मेनू पर क्लिक करें।

4. कॉलम / पंक्तियों के विकल्प का चयन करें।

एक पंक्ति सम्मिलित करना चयनित पंक्ति के ऊपर एक नई पंक्ति जोड़ता है। स्तंभ सम्मिलित करना चयनित स्तंभ के बाईं ओर एक नया स्तंभ जोड़ता है।

किसी पंक्ति या स्तंभ को हटाने के लिए, इन चरणों का पालन करेंः 

1. होम टैब पर क्लिक करें।

2. उस पंक्ति या स्तंभ शीर्षक पर क्लिक करें जिसे आप हटाना चाहते हैं।

3. एडिट मेनू में डिलीट ऑप्शन पर क्लिक करें। किसी पंक्ति या स्तंभ को हटाने से उस पंक्ति या स्तंभ में संग्रहीत किसी भी डेटा को हटा दिया जाता है।

सेल की ऊँचाई और चैड़ाईः सेल की ऊँचाई और चैड़ाई को उपयोगकर्ता की पसंद के अनुसार बदला जा सकता है।

प्रारूप मेनू में पंक्ति और स्तंभ की सेटिंग को बदलने के लिए पंक्ति और कॉलम विकल्प हैं। एक बार जब उपयोगकर्ता पंक्तिझ ऊँचाई मेनू विकल्प पर क्लिक करता है. तो चयनित पंक्ति (अब यह है) की वर्तमान ऊंचाई (उदाहरण 12.75) प्रदर्शित करने वाली एक विंडो खुलती है। उपयोगकर्ता उचित मूल्य दर्ज कर सकता है और ओके बटन पर क्लिक कर सकता है।

दूसरा तरीका पंक्ति की सीमा को खींचना है। एक बार जब हम पंक्ति सीमा पर क्लिक करते हैं तो कर्सर डबल हेडेड एरो में बदल जाता है। उपकरण टिप में ऊँचाई दिखाई गई है। उपयोगकर्ता पंक्ति की उचित ऊंचाई पाने के लिए कर्सर को खींच सकता है। इसी तरह कॉलम की चैड़ाई भी बदली जा सकती है। पंक्ति के लिए ऊपर चर्चा किए गए दोनों तरीके कॉलम पर भी लागू होते हैं।

कार्य और चार्टः 

मूल सूत्रों का उपयोग करनाः में, सेल में सामान्य डेटा या सूत्र प्रविष्टि हो सकती है। सूत्र कार्यपत्रक पर डेटा का विश्लेषण करने में हमारी सहायता करते हैं। एक सूत्र के साथ हम ऑपरेशन कर सकते हैं, जैसे कि वर्कशीट मानों पर जोड़, गुणा और तुलना। जब हम किसी वर्कशीट पर परिकलित मान दर्ज करना चाहते हैं तो हम एक सूत्र का उपयोग कर सकते हैं।

सूत्र हमेशा एक समान चिह्न (=) से शुरू होता है। एक सूत्र एक समीकरण है जिसका परिणाम सेल में दिखाया गया है। एक सूत्र में एक या अधिक सेल पते, कार्य, स्थिरांक और ऑपरेटर हो सकते हैं। सात बुनियादी गणितीय ऑपरेटर हैं जिनका उपयोग गणनाओं के लिए किया जा सकता है।

ऑपरेटर, ऑपरेशन 

* गुणा ़

+ जोड़

– घटाव

/ विभाजन

पूर्णांक प्रभाग

^  घातांक

मॉड मापांक 

कार्यः कार्य छोटे कार्यक्रम हैं जो कुछ गणना, तुलना या मूल्यांकन के आधार पर मूल्य लौटाते हैं। सभी फंक्शन के बाद कोष्ठक की एक जोड़ी होती है, जिसका उपयोग फंक्शन द्वारा आवश्यक तर्क या तर्क को संलग्न करने के लिए किया जाता है। प्रत्येक तर्क को अलग करने के लिए अल्पविराम का उपयोग किया जाता है। एक्सेल में लगभग 250 रेडीमेड फंक्शंस हैं, जिनमें से कुछ को आने वाले सेक्शन में पेश किया जा रहा है।

योग समारोह 

यह सभी नंबरों को एक श्रेणी की कोशिकाओं में जोड़ता है। इसे दो तरह से इस्तेमाल किया जा सकता है।

बटन 

जब आप बटन का उपयोग करते हैं, तो आपके लिए फंक्शन टाइप करता है और यहां तक कि उन कोशिकाओं की श्रेणी भी सुझाता है जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं। योग सूत्र में प्रवेश करने के लिए, पंक्ति या स्तंभों से संबंधित कक्ष का चयन करें, जिसे आप जोड़ना चाहते हैं और बटन पर क्लिक करें।

फंक्शन विजार्ड का उपयोग करना

जब भी आप एक अंतर्निहित फंक्शन का उपयोग करना चाहते है, तो आप फंक्शन का चयन करने में मदद करने के लिए फंक्शन विजार्ड का उपयोग कर सकते हैं, तर्क को सही ढंग से इकट्ठा कर सकते हैं और फंक्शन को सूत्र में डाल सकते हैं। फंक्शन को सूत्र में जोड़ने के लिए, फंक्शन विजार्ड बटन पर क्लिक करके फंक्शन विजार्ड को सक्रिय करें। जब आप समाप्त बटन पर क्लिक करते हैं, तो चयनित फंक्शन प्लेसहोल्डर्स के रूप में डाले गए तर्क के साथ आपके सूत्र में डाला जाता है।

कार्यः औसत फंक्शन यह अपने तर्कों का औसत (अंकगणितीय माध्य) देता है जो संख्याएँ या संदर्भ हो सकते हैं जिनमें संख्याएँ होती हैं। औसत की गणना दो तरीकों से की जा सकती है

फंक्शन विजार्ड के माध्यम से औसत फॉर्मूला लागू करके

फंक्शन विजार्ड के माध्यम से यह आपको मूल्यों या श्रेणी में प्रवेश करने और उचित सेल में आउटपुट देने के लिए संकेत देगा।

व्यक्तिगत कोशिकाओं को जोड़कर और कोशिकाओं की गिनती से विभाजित करके सबसे पहले या तो कोष्ठकों में विशिष्ट सेल पते या संख्याओं का उल्लेख करें , फिर इसे कोशिकाओं या संख्याओं की संख्या से विभाजित करें।

उदाहरण के लिएः 

= (बी 3 + सी + 6डी9)/3

= (23़ + 34़ + 45)/3

4.4.2 कार्यः अन्य कार्य

गणितीय कार्य

एक पूर्णांक के नीचे एक आपूर्ति की संख्या को कम करता है

उदाहरणः = (45.6) आउटपुटः 45

आपूर्ति की गई स्थिति के लिए एक आपूर्ति संख्या को नीचे ले जाता है

उदाहरणः = मंजिल (35,2) आउटपुटः 34

एक आपूर्ति की आपूर्ति के लिए आपूर्ति की गई संख्या को बढ़ाता है

उदाहरणः = छत (35,2) आउटपुटः 36

एक निर्दिष्ट संख्या में अंकों की आपूर्ति को ऊपर या नीचे की ओर ले जाता है

उदाहरणः = गोल (123.73,1) आउटपुट 123.7 =

राउंड (345.78,0) आउटपुटः 346

निरपेक्ष कार्य ऋणात्मक मान को धनात्मक मान में परिवर्तित करता है

उदाहरणः = (-67) आउटपुट 67

दिनांक और समय कार्य 

अबः वर्तमान दिनांक और समय लौटाता है उदा। अब ()

आज की तारीख लौटाता है उदा। आज ()

4.4.2 अन्य बुनियादी कार्यः

सांख्यिकीय कार्य 

कक्षों या मानों के किसी दिए गए सेट में संख्यात्मक मानों की संख्या लौटाता है

उदाहरण = गिनती आउटपुटः 7 अधिकतमः

आपूर्ति की संख्या की सूची से सबसे बड़ा मूल्य लौटाता है

उदाहरणः = अधिकतम आउटपुटः 10000

आपूर्ति किए गए नंबरों की सूची से सबसे छोटा मान लौटाता है

उदाहरणः = न्यूनतम ( आउटपुटः 6000

तार्किक कार्य 

उपयोगकर्ता-निर्धारित स्थिति का परीक्षण करता है और यदि स्थिति सही है और परिणाम गलत है, तो एक परिणाम देता है

परिणाम में, हम पाठ मान प्रदर्शित कर सकते हैं और साथ ही साथ गणना भी कर सकते हैं। उदाहरणः क) यदि सेल में मूल वेतन 10000 से अधिक है तो कमीशन 10प्रतिशत अन्यथा 5 प्रतिशत है।

= यदि (    )

इ) यदि सेल में मूल वेतन 10000 से अधिक है तो अन्यथा है।

= अगर (सी 3 10000, ‘‘सर्व शिक्षा अभियान‘‘, ‘‘एसए‘‘)

चार्टः

एक चार्ट क्या है? 

एक चार्ट डेटा और मूल्यों का एक ग्राफिक प्रतिनिधित्व है। चार्ट उस वर्कशीट डेटा से जुड़े होते हैं जिसे वे बनाया जाता है और जब आप वर्कशीट डेटा बदलते हैं तो उसे अपडेट किया जाता है। चार्ट का निर्माण डेटा बिंदुओं और डेटा श्रृंखला के साथ किया जाता है – स्तंभ या पंक्तियों के भीतर चयनित डेटा बिंदुओं का समूह।

एंबेडेड चार्ट और चार्ट शीट्स

जब आप अपने संबंधित डेटा के साथ चार्ट प्रदर्शित करना चाहते है, तो आप किसी वर्कशीट पर एक ऑब्जेक्ट के रूप में एक एम्बेडेड चार्ट बना सकते हैं या वर्कबुक में एक अलग शीट के रूप में चार्ट शीट बना सकते हैं। एक चार्ट बनाने के लिए, दिए गए चरणों का पालन करेंः  1. उन कोशिकाओं का चयन करें जिनमें वह डेटा है जिसे आप चार्ट में दिखाना चाहते हैं।

2. यदि आप चाहते हैं कि कॉलम और पंक्ति लेबल चार्ट में दिखाई दें, तो उन कोशिकाओं को शामिल करें, जो चयन में शामिल हैं।

3.क्लिक करें चार्ट जादूगर।

4. चार्ट प्रकार और उपप्रकार का चयन करें। विजार्ड के अगले चरण के लिए अगला बटन पर क्लिक करें।

5. सत्यापित करें कि आपने विजार्ड के डेटा श्रृंखला और डेटा रेंज टैब से सही सीमा का चयन किया है। अगला पर क्लिक करें।

7. चार्ट शीर्षक और अन्य विकल्प।

8. चार्ट डालने के लिए स्थान निर्दिष्ट करें।

चार्टः

डिफॉल्ट चार्ट प्रकार बदलने के लिएः

के लिए डिफॉल्ट चार्ट प्रकार एक कॉलम चार्ट है, जब तक कि आप इसे नहीं बदलते। यदि आप रूटीन में एक अलग प्रकार का चार्ट बनाते हैं जैसे कि लाइन चार्ट, तो आप डिफॉल्ट चार्ट प्रकार बदल सकते हैं। यदि आपके पास पहले से ही एक चार्ट है जिसमें चार्ट प्रकार, आइटम और स्वरूपण आप चाहते हैं, तो आप उस चार्ट को डिफॉल्ट चार्ट प्रकार के रूप में उपयोग कर सकते हैं।

डिफॉल्ट चार्ट प्रकार बदलने के लिए, दिए गए चरणों का पालन करेंः – 

1. एक चार्ट पर क्लिक करें।

2. चार्ट मेनू पर, चार्ट प्रकार पर क्लिक करें।

3. मानक प्रकार या कस्टम प्रकार टैब पर, इच्छित प्रकार चार्ट पर क्लिक करें।

4. संवाद बॉक्स बंद करने और वर्तमान चार्ट के चार्ट प्रकार को बदलने के लिए, ठीक पर क्लिक करें।

नोटः – चार्ट से संबंधित अन्य विकल्प भी चार्ट मेनू विकल्पों का उपयोग करके बदला जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप चार्ट शीर्षक, स्रोत डेटा, स्थान आदि को बदल सकते हैं। ये विकल्प शॉर्टकट मेनू पर भी उपलब्ध हैं जो चार्ट पर राइट क्लिक के साथ दिखाई देते हैं। 4.5 सारांश

इस अध्याय में, आपने का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक स्प्रेडशीट आधारित डेटा विश्लेषण के बारे में सीखा है।

1. का उपयोग वर्कबुक बनाने, संपादित करने और प्रिंट करने के लिए किया जा सकता है।

2. आप किसी कार्यपुस्तिका में पाठ, संख्यात्मक और साथ ही दिनांक प्रकार डेटा संग्रहीत कर सकते हैं।

3. आप गणना करने के लिए सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं।

4. आप एक्सेल में भी उपलब्ध फंक्शन्स नामक कई इनबिल्ट फॉर्मूला का उपयोग कर सकते

5. अपने डेटा की बेहतर समझ और प्रतिनिधित्व के लिए, आप एक्सेल में चार्ट का उपयोग कर सकते हैं।

हम आशा करते है कि यह नोट्स आपकी स्टडी में उपयोगी साबित हुए होंगे | अगर आप लोगो को इससे रिलेटेड कोई भी किसी भी प्रकार का डॉउट हो तो कमेंट बॉक्स में कमेंट करके पूंछ सकते है |
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