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Table of Contents
Rajasthan Board RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 कार्यालय
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 पाठ्यपुस्तक के प्रश्न एवं उनके उत्तर
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 बहुचयनात्मक प्रश्न
प्रश्न 1.
जिस स्थान से प्रशासनिक व प्रबन्धकीय कार्य को संचालन होता है, वह कहलाता है –
(अ) कारखाना
(ब) कार्यालय
(स) शोध विभाग
(द) कम्प्यूटर केन्द्र
उत्तरमाला:
(ब) कार्यालय
प्रश्न 2.
संस्थान या व्यापार से सम्बन्धित बाह्य पक्षकारों से संवाद व मेल-जोल का यथोचित स्थान है –
(अ) रेस्टोरेन्ट
(ब) पार्क
(स) कार्यालय
(द) सभागार
उत्तरमाला:
(स) कार्यालय
प्रश्न 3.
व्यवसाय या संस्थान के कुशल संचालन की पृष्ठभूमि में समग्र सहायता करने वाला विभाग है –
(अ) वित्त विभाग
(ब) विक्रय विभाग
(स) उत्पादन विभाग
(द) कार्यालय विभाग
उत्तरमाला:
(द) कार्यालय विभाग
प्रश्न 4.
व्यापार या संस्था सम्बन्धी योजना निर्माण, व्यूहरचना निर्माण, कानूनी प्रक्रिया, प्रलेख निर्माण, रिपोर्ट निर्माण आदि कार्य किस विभाग में सम्पादित होते हैं?
(अ) कारखाना विभाग
(ब) कार्मिक व वित्त विभाग
(स) शोध व अनुसन्धान विभाग
(द) कार्यालय विभाग
उत्तरमाला:
(द) कार्यालय विभाग
प्रश्न 5.
कार्यालय किस कार्य हेतु संस्था/व्यापार में खोला जाता है?
(अ) सूचनाओं के संग्रहण व प्रेषण के लिए
(ब) कर्मचारियों की भर्ती व कैरियर सम्बन्धी कार्य के लिए
(स) अन्य विभागों के सहयोग व समन्वय के लिए
(द) उक्त सभी कार्यों के लिए
उत्तरमाला:
(द) उक्त सभी कार्यों के लिए
प्रश्न 6.
कार्यालय के लिए उपयुक्त स्थान होता है।
(अ) औद्योगिक क्षेत्र
(ब) सुदूर वन क्षेत्र
(स) सुविधायुक्त आवासीय क्षेत्र
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(स) सुविधायुक्त आवासीय क्षेत्र
प्रश्न 7.
कार्यालय के उपकरणों व मशीनों का प्रयोग होता है –
(अ) उत्पादन के लिए
(ब) विक्रय वृद्धि के लिए
(स) कुशलता व क्षमता वृद्धि के लिए
(द) शोध व अनुसन्धान के लिए
उत्तरमाला:
(स) कुशलता व क्षमता वृद्धि के लिए
प्रश्न 8.
कार्यालय संगठन का ढाँचा किस पर निर्भर करता है?
(अ) भौगोलिक स्थिति पर
(ब) संयन्त्र अभिन्यास पर
(स) विक्रय की मात्रा पर
(द) प्रबन्धकीय सम्प्रेषण की दिशा व दशा पर
उत्तरमाला:
(द) प्रबन्धकीय सम्प्रेषण की दिशा व दशा पर
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 अति लघूत्तरात्मक प्रश्न
प्रश्न 1.
कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
कार्यालय एक स्थान है जहाँ से किसी भी संस्थान के कार्य विशेष की गतिविधियों का संचालन किया जाता है तथा संस्था से सम्बन्धित समस्त प्रलेख व अन्य कागजात संभाल कर रखे जाते हैं।
प्रश्न 2.
कार्यालय में कौन व्यक्ति कार्य करते हैं?
उत्तर:
लिपिकीय कार्मिक (कर्मचारी)।
प्रश्न 3.
कार्यालय में कौन – कौन से उपकरण होते हैं?
उत्तर:
कार्यालय के उपकरण उपक्रमों की प्रकृति और आकार पर निर्भर करते हैं, लेकिन सामान्य व्यावसायिक उपक्रमों के कार्यालयों में कम्प्यूटर, स्कैनर, प्रिन्टर, छेदक, पंच मशीन आदि पाये जाते हैं।
प्रश्न 4.
कार्यालय में स्थान का क्या महत्व है?
उत्तर:
व्यावसायिक उपक्रमों के कार्यालयों का स्थान नियत हो जाने से उपक्रम से सम्बन्धित व्यवहार करने वाले व्यक्तियों को लेन – देन में सुविधा रहती है।
प्रश्न 5.
लिपिकीय कार्मिक किसे कहते हैं?
उत्तर:
कार्यालय में अभिलेखों के संकलन, व्यवस्थापन और संरक्षण का कार्य करने वाले व्यक्तियों को लिपिकीय कार्मिक (कर्मचारी) कहते हैं।
प्रश्न 6.
कार्यालय में कौन – कौन से विभाग हो सकते हैं?
उत्तर:
कार्यालय में विज्ञापन विभाग, पूछताछ विभाग, लेखा विभाग, सूचना विभाग, योजना विभाग आदि हो सकते हैं।
प्रश्न 7.
कार्यालय में कौन – सी सुविधाएँ होनी चाहिए?
उत्तर:
कार्यालय में पर्याप्त स्थान, आधुनिक संचार के साधन, फर्नीचर तथा यान्त्रिक साज – सामान की सुविधाएँ होनी चाहिए।
प्रश्न 8.
कार्य दशाओं से आप क्या समझते हैं?
उत्तर:
कार्यालय में कार्य करने वाले कर्मचारियों के लिए अनुकूल वातावरण जिसमें कार्य करने का समय, सुविधाओं एवं उपलब्धियों पर ध्यान दिया जाता है।
प्रश्न 9.
मुख्य कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
व्यावसायिक उपक्रम में एक मुख्य कार्यालय होता है जहाँ से शाखा कार्यालयों को नियन्त्रित किया जाता है तथा शीर्ष अधिकारी यहाँ बैठते हैं।
प्रश्न 10.
शाखा कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
संस्थानों में कार्य के आधार पर मुख्य कार्यालय की विभिन्न शाखाएँ खोली जाती हैं तथा जिन पर नियन्त्रण मुख्य कार्यालय द्वारा किया जाता है, उन्हें शाखा कार्यालय कहा जाता है।
प्रश्न 11.
क्षेत्रीय कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
जब व्यावसायिक संस्थानों में अवस्थिति के आधार पर किसी कार्यालय के उपकार्यालय क्षेत्रों के अनुसार बाँटे जाते हैं तो उन्हें क्षेत्रीय कार्यालय कहते हैं।
प्रश्न 12.
पंजीकृत कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
कम्पनी अधिनियम के अनुसार समामेलन/पंजीकरण के समय कम्पनी द्वारा प्रलेखों में दिए गए कार्यालय स्थान एवं नाम को पंजीकृत कार्यालय कहते हैं।
प्रश्न 13.
कार्यालय अभिलेख किसे कहते हैं?
उत्तर:
व्यवसाय में घटित होने वाले व्यवहारों के लिखित विवरणों को कार्यालय अभिलेख कहा जाता है।
प्रश्न 14.
वृहद् कार्यालय और लघु कार्यालय में क्या अन्तर है?
उत्तर:
वृहद् कार्यालय के भौतिक आकार एवं प्रकृति लघु कार्यालय की अपेक्षा बड़े होते हैं।
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 लघूत्तरात्मक प्रश्न
प्रश्न 1.
कार्यालय की स्थापना के लिए किन बातों का होना आवश्यक है?
उत्तर:
कार्यालय की स्थापना के लिए निम्नलिखित बातों का होना आवश्यक है –
- व्यवसाय की आकृति एवं आकार के अनुकूल ही कार्यालय का स्थान होना चाहिए।
- कार्यालय की स्थापना के समय यातायात एवं संदेश वाहनों की सुविधाओं पर ध्यान देना चाहिए।
- ग्राहकों की सुविधा हेतु कार्यालय सड़क के किनारे, स्टेशन तथा बस स्टैण्ड के निकट होना चाहिए।
- कार्यालय में उपयुक्त फर्नीचर तथा सुसज्जित यान्त्रिक साजो – सामान होना चाहिए।
- कार्यालय के लिपिकीय कर्मचारी पूर्ण दक्ष एवं प्रशिक्षित होने चाहिए।
प्रश्न 2.
कार्यालय से सूचनाएँ कैसे प्रदान की जाती हैं?
उत्तर:
विभिन्न स्थानीय, क्षेत्रीय कर्मचारियों, प्रभागों और प्रबन्धकों से सूचनाएँ एकत्र कर उनको भौतिक या डिजिटल प्रारूप में व्यवस्थित कर लिया जाता है। तत्पश्चात् विभागानुसार सूचनाओं को छाँटकर सम्बन्धित विभाग या सम्बन्धित अधिकारियों को प्रेषित कर दी जाती है। इस कार्य को एक केन्द्रीय योजना के अन्तर्गत अलग – अलग कर्मचारियों के माध्यम से भी किया जा सकता है।
प्रश्न 3.
कार्यालय के प्राथमिक कार्य कौन – कौन से हैं?
उत्तर:
कार्यालय के प्राथमिक कार्य व्यवसाय के आकार एवं प्रकृति के अनुसार निम्नलिखित हो सकते हैं –
- व्यवसाय के प्रबन्ध एवं संचालन के लिए सूचनाएँ प्राप्त करना।
- सूचनाओं का रिकॉर्ड बनाना व सुरक्षित रखना।
- सूचनाओं का विश्लेषण और सम्पादन करना।
- सूचनाओं को उपयोगी बनाना।
- व्यवसाय की परिसम्पत्तियों का परिरक्षण करना।
- प्रशासकीय प्रबन्ध सम्बन्धी कार्य करना।
- उपक्रमों के वित्तीय कार्यों का व्यवस्थापन करना।
प्रश्न 4.
कार्यालय के द्वितीयक कार्य कौन – कौन से हैं?
उत्तर:
कार्यालय के द्वितीयक कार्य निम्न प्रकार हैं –
- आने एवं जाने वाले पत्रों का लेखा करना।
- कार्यालय द्वारा गणनात्मक और सांख्यिकीय कार्य करना।
- व्यावसायिक गतिविधियों के सफल मूल्यांकन, प्रतिपुष्टि, सुधार हेतु पर्यवेक्षण और नियन्त्रण का कार्य करना।
- कम्पनी की दैनिक, साप्ताहिक, मासिक आदि नियोजन गतिविधियों का सम्पादन और सूचीकरण करना।
- व्यवसाय के अनुकूल योजना बनाने में सहायता प्रदान करना।
प्रश्न 5.
कार्यों के आधार पर कार्यालय के कौन – कौन से प्रकार होते हैं?
उत्तर:
कार्यों के आधार पर कार्यालय को दो भागों में बाँटा जा सकता है –
1. मुख्य कार्यालय – यह व्यावसायिक उपक्रम में एक मुख्य कार्यालय होता है जहाँ से शाखा कार्यालयों को नियन्त्रित किया जाता है तथा शीर्ष अधिकारी यहाँ बैठते हैं।
2. शाखा कार्यालय – संस्थानों में कार्य के आधार पर मुख्य कार्यालय की विभिन्न शाखाएँ जहाँ खोली जाती है तथा जिन पर नियन्त्रण मुख्य कार्यालय द्वारा किया जाता है, उन्हें शाखा कार्यालय कहते हैं।
प्रश्न 6.
अवस्थिति के आधार पर कार्यालय के कौन – कौन से प्रकार होते हैं?
उत्तर:
अवस्थिति के आधार पर कार्यालय के दो प्रकार हो सकते हैं –
- क्षेत्रीय कार्यालय
- स्थानीय कार्यालय
किसी कार्यालय के उपकार्यालय क्षेत्रों और स्थानों के अनुसार बाँटे जाते हैं। क्षेत्रीय कार्यालयों के उपकार्यालय स्थानीय कार्यालय होते हैं तथा क्षेत्रीय कार्यालय मुख्य कार्यालय के उपकार्यालय होते हैं।
प्रश्न 7.
विधिक स्थिति के आधार पर कार्यालय के कौन – कौन से प्रकार होते हैं?
उत्तर:
व्यवसाय की वैधानिक प्रक्रिया के आधार पर कार्यालय के दो प्रकार हैं –
1. पंजीकृत कार्यालय – कम्पनी अधिनियम के अनुसार समामेलन/पंजीकरण के समय कम्पनी द्वारा प्रलेखों में दिए गए कार्यालय स्थान एवं नाम को पंजीकृत कार्यालय कहा जाता है।
2. अन्य कार्यालय – कम्पनी के अपंजीकृत शाखा कार्यालय को अन्य कार्यालय कहा जाता है।
प्रश्न 8.
विस्तार के आधार पर कार्यालय के कौन – कौन से प्रकार होते हैं?
उत्तर:
विस्तार के आधार पर इनकी संरचना में कार्यालय के भौतिक आकार और कर्मचारियों की सुविधाओं की संख्या को आधार बनाया जाता है। इसके तीन प्रकार हो सकते हैं –
- वृहद् कार्यालय
- मध्यम कार्यालय
- लघु कार्यालय
प्रश्न 9.
संगठनात्मक संरचना के आधार पर कार्यालय के कौन – कौन से प्रकार होते हैं?
उत्तर:
कार्यालय को संगठनात्मक आधार पर निम्नलिखित भागों में बाँटा जा सकती है –
- रेखा कार्यालय
- रेखीय एवं स्टाफ (कर्मचारी) कार्यालय
- समिति कार्यालय
- क्रियात्मक कार्यालय
प्रश्न 10.
रेखा कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
रेखा कार्यालय से तात्पर्य ऐसे कार्यालय से है जिसमें अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती है। अधिकारियों एवं अधीनस्थों के मध्य प्रत्यक्ष सम्बन्ध लम्बवत् रूप में होते हैं तथा सभी आदेश एवं निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
प्रश्न 11.
स्टाफ कार्यालय रचना किसे कहते हैं?
उत्तर:
ऐसी कार्यालय संरचना जिसमें कार्य करने वाले एवं सोचने वाले अलग – अलग व्यक्ति होते हैं एवं अधिकार ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होते हैं तथा दायित्व नीचे से ऊपर की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं उसे स्टाफ कार्यालय रचना कहते हैं। कार्यालय रेखा प्रबन्धकों की सहायता के लिए कर्मचारी प्रबन्धकों की नियुक्ति परामर्शदाताओं के रूप में की जाती है।
प्रश्न 12.
समिति कार्यालय रचना किसे कहते हैं?
उत्तर:
समिति कार्यालय रचना में चुने हुए या नियुक्त व्यक्तियों का समूह होता है जिसे स्थाई या अस्थाई प्रकृति के कुछ विशिष्ट संगठनात्मक कार्य सौंपे जाते हैं तथा इसके सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है।
प्रश्न 13.
क्रियात्मक कार्यालय रचनां किसे कहते हैं?
उत्तर:
क्रियात्मक कार्यालय रचना में क्रियाओं के विभिन्न समूहों के लिए विशेषज्ञों की नियुक्ति की जाती है और विशेषज्ञों को अपने – अपने विशिष्ट कार्यों के सम्बन्ध में कर्मचारियों को आदेश देने हेतु रेखा आधार सत्ता प्रदान की जाती है।
प्रश्न 14.
रेखा और स्टाफ कार्यालय में क्या अन्तर है?
उत्तर:
रेखा और स्टाफ कार्यालय में अन्तर निम्नवत् है –
1. रेखा कार्यालय में आदेश – निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा किया जाता है। उसके अनुसार ही कार्य सम्पन्न किया जाता है। जबकि स्टाफ कार्यालय में सोचने और कार्य करने का काम अलग-अलग व्यक्तियों द्वारा किया जाता है।
2. रेखा कार्यालय में रेखा प्रबन्धकों की सहायता के लिए कर्मचारी प्रबन्धकों की नियुक्ति परामर्शदाताओं के रूप में नहीं की जाती है। जबकि स्टाफ कार्यालय में कर्मचारी प्रबन्धकों की नियुक्ति की जाती है।
3. रेखा कार्यालय में विशेषज्ञों के खर्चे का बोझ नहीं पड़ता है, जबकि स्टाफ कार्यालय में विशेषज्ञों की सेवाओं पर खर्च करना पड़ता है।
प्रश्न 15.
समिति और क्रियात्मक कार्यालय में क्या अन्तर है?
उत्तर:
समिति और क्रियात्मक कार्यालय में अन्तर निम्न प्रकार से व्यक्त किया जा सकता है –
1. समिति कार्यालय में किसी विशिष्ट कार्य को करने के लिए चुने हुए या नियुक्त व्यक्तियों का समूह होता है। जबकि क्रियात्मक कार्यालय में विभागीय क्रियाओं के प्रबन्ध हेतु विशेषज्ञों की नियुक्ति होती है।
2. समिति कार्यालय में सामूहिक ज्ञान और अनुभव का लाभ प्राप्त होता है। जबकि क्रियात्मक कार्यालय में श्रम विभाजन एवं विशिष्टीकरण का लाभ प्राप्त होता है।
3. समिति कार्यालय में सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है। लेकिन क्रियात्मक कार्यालय में ऐसा नहीं होता है।
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 निबन्धात्मक प्रश्न
प्रश्न 1.
कार्यालय किसे कहते हैं? व्यवसाय में कार्यालय का क्या महत्व है?
उत्तर:
कार्यालय का आशय:
कार्यालय एक ऐसा स्थान है जहाँ से सम्पूर्ण व्यावसायिक गतिविधियों का संचालन, निर्देशन व नियन्त्रण किया जाता है। इस कार्य में अधिकारी व कर्मचारी सहयोग प्रदान करते हैं तथा वे ही सभी कार्यों के लिए उत्तरदायी माने जाते हैं। सरल शब्दों में कार्यालय एक स्थान है जहाँ से किसी भी संस्थान के कार्य विशेष की गतिविधियों का संचालन किया जाता है।
कार्यालय का महत्व:
व्यवसाय चाहे छोटा हो या बड़ा लेकिन उसके कुशल संचालन में कार्यालय का विशेष स्थान होता है। व्यवसाय में कार्यालय के महत्व को निम्न बिन्दुओं के आधार पर स्पष्ट किया जा सकता है –
1. अभिलेखों की उत्पत्ति एवं संरक्षण – व्यवसाय में होने वाले विभिन्न व्यवहारों का लेखा विभिन्न पुस्तकों में किया जाता है। चाहे उनका लेखाशास्त्रीय महत्त्व हो या विपणन और कर्मचारी सम्बन्धी हो, कार्यालय में इनके अभिलेखों का व्यवस्थित संधारण और संरक्षण किया जाता है।
2. व्यवसाय को योजना केन्द्र – किसी भी व्यवसाय का कार्यालय उसका योजना केन्द्र होता है। व्यवसाय में योजना बनाना, संगठन करना, नेतृत्व, समन्वय, सम्प्रेषण, नियन्त्रण तथा मूल्यांकन जैसे मूलभूत कार्य कार्यालय द्वारा ही सम्पन्न किए जाते हैं।
3. रोजगार का साधन – व्यवसाय रोजगार प्रदान करने के माध्यम होते हैं। कार्यालय में भी विविध कार्यों के लिए भिन्न प्रकार के कर्मचारियों की आवश्यकता पड़ती है जिससे योग्य और अनुभवी व्यक्तियों के लिए रोजगार के अवसर प्राप्त होते हैं।
4. सन्देशवाहन का साधन – किसी भी व्यवसाय का कार्यालय विभिन्न व्यावसायिक सूचनाओं का केन्द्र है। व्यवसाय से सम्बन्धित सभी सूचनाएँ कार्यालय द्वारा प्राप्त की जाती हैं तथा इसी के द्वारा विभिन्न सूचनाएँ दूसरे स्थानों को भेजी जाती हैं। कार्यालय के द्वारा ही विभिन्न व्यक्तियों से सम्पर्क स्थापित किए जाते हैं।
5. व्यावसायिक उपलब्धियों का मूल्यांकन – कार्यालय द्वारा व्यवसाय की उपलब्धियों को तुरन्त मापा जा सकता है। किसी भी प्रकार की कोई गलती होने पर उसमें उचित सुधार किया जा सकता है। भविष्य के लिए कार्यक्रम बनाये जा सकते हैं एवं व्यवसाय से सम्बन्धित समस्त अप्रत्ययों को रोका जा सकता है।
6. व्यवसाय की पहचान का आधार – कम्पनी की पहचान का आधार कार्यालये ही माना जाता है, क्योंकि कम्पनी से व्यवहार करने वालो को सम्बन्ध कार्यालय से अवश्य होता है। किसी कम्पनी की अवस्थिति का प्रमाण कार्यालय ही होता है। कम्पनी अधिनियम में पंजीकरण हेतु भी कार्यालय का होना अनिवार्य है।
7. विभिन्न विभागों को समन्वय – कार्यालय के द्वारा ही विभिन्न विभागों में उचित समन्वय करना सम्भव हो पाता है। इस प्रकार के समन्वय द्वारा ही व्यवसाय को संचालन सुचारू रूप से किया जा सकता है।
प्रश्न 2.
कार्यालय के लिए आवश्यक घटकों का वर्णन कीजिए।
उत्तर:
एक व्यावसायिक कार्यालय के आवश्यक घटक निम्नवत् हैं –
1. कार्यालय भवन – कार्यालय के लिए उपयुक्त स्थान के चयन के बाद आकर्षक भवन की आवश्यकता पड़ती है। व्यावसायिक कार्यालय का भवन आकर्षक, सुसज्जित और सुव्यवस्थित होना चाहिए जिससे ग्राहक उसकी ओर आकर्षित होकर आये। कार्यालय हवादार, रोशनी वाला और सभी सुविधाओं से युक्त होना चाहिए। ग्राहकों के लिए बैठने के लिए पर्याप्त व्यवस्था होनी चाहिए।
2. विभागीकरण – व्यवसाय के कुशल संचालन के लिए एवं व्यवसाय के आकार और स्थिति के अनुसार विभागों का आबंटन होना जरूरी होता है। विभागीकरण के द्वारा ही कार्यालय का कार्यात्मक स्वरूप बनता है तथा कार्यकुशलता में वृद्धि होती है। कार्यालय में विभाग एक महत्वपूर्ण घटक माने जाते हैं।
3. उपकरण – कार्यालय में कार्य सही हो तथा कम समय में हो इसके लिए नवीन तकनीकी युक्त उपकरणों का होना अति आवश्यक है। आधुनिक यन्त्रों की सहायता से कार्य में लगे लिपिकीय कर्मचारी शीघ्रता से अपना कार्य सम्पन्न कर सकते हैं। वर्तमान में कम्प्यूटर, स्केनर, प्रिन्टर कार्यालय के महत्वपूर्ण अंग बन गए हैं।
4. लिपिकीय कार्मिक – व्यावसायिक कार्यालय भले ही विभिन्न सुविधाओं से सुसज्जित हो, लेकिन लिपिकीय कर्मचारी दक्ष एवं तकनीकी ज्ञान से प्रशिक्षित नहीं है, तो कार्यालय की समस्त क्रियाएँ सफलतापूर्वक संचालित नहीं की जा सकती है। अत: कार्यालय में लगे कर्मचारियों की नियुक्ति एवं प्रशिक्षण की विशेष आवश्यकता पड़ती है।
5. फर्नीचर – व्यावसायिक कार्यालय में उपयुक्त फर्नीचर होना बहुत जरूरी है। कार्यालय में कार्य करने वाले कार्मिकों तथा आने वाले ग्राहकों के बैठने के लिए उपयुक्त फर्नीचर होना चाहिए। क्योंकि एक संतुष्ट कर्मचारी एवं संतुष्ट उपभोक्ता ही व्यवसाय को सफल बना सकता है।
6. सूचना सेवाएँ – संस्थान के विस्तृत कार्यक्षेत्र में नियुक्त कर्मचारियों एवं उपभोक्ताओं के लिए कार्यालय, सूचना प्रदान करने का स्थान होता है। कार्यालय को सूचना सेवाएँ प्रदान करने का स्रोत और केन्द्र होना चाहिए जहाँ से समन्वय नियन्त्रण और प्रतिपुष्टि होती है।
7. कार्य दशाएँ – कार्यालय में कार्य करने वाले कर्मचारियों के लिए अनुकूल वातावरण होना। चाहिए जिसमें समय, सुविधाओं पर विशेष ध्यान देने की अति आवश्यकता पड़ती है। कर्मचारियों को कार्य के प्रति प्रेरित करने के लिए अभिप्रेरणा की मनोवैज्ञानिक शैलियों का प्रयोग करना चाहिए।
प्रश्न 3.
कार्यालय में किए जाने वाले प्राथमिक और द्वितीयक कार्यों का वर्णन कीजिए।
उत्तर:
प्राथमिक कार्य:
कार्यालय के प्राथमिक कार्य निम्नवत् हैं –
1. सूचनाएँ प्राप्त करना – किसी व्यवसाय के प्रबन्ध एवं संचालन के लिए सूचनाओं का महत्व आज किसी से छिपा नहीं है। विभिन्न स्थानीय, क्षेत्रीय कर्मचारियों, प्रभागों और प्रबन्धकों से सूचनाएँ एकत्र करना कार्यालय का प्रमुख कार्य है। एक व्यावसायिक संस्था में पत्र, आदेश, बीजक और विभिन्न व्यावसायिक क्रियाओं की रिपोर्ट सूचना प्राप्त करने का मुख्य साधन है।
2. सूचनाओं का रिकार्ड बनाना व सुरक्षित रखना – कार्यालय को प्राप्त होने वाली सूचनाएँ, रिपोर्ट, विवरण आदि को भविष्य के हवाले के लिए रिकार्ड के रूप में सुरक्षित रखने का कार्य किया जाता है। सभी कार्यालयों में चाहे वे छोटे कार्यालय हों अथवा बड़े, व्यापारिक कार्यालय हो अथवा सरकारी या अर्द्ध – सरकारी कार्यालय, सभी में अपनी आवश्यकता के अनुसार रिकार्ड बनाए जाते हैं और सुरक्षित रखे जाते हैं।
3. व्यवसाय की सम्पत्तियों का परिरक्षण करना – व्यवसाय में विविध प्रकार की भौतिक और अभौतिक सम्पत्तियाँ होती है जिनके परिरक्षण का केन्द्रीकृत कार्य कार्यालय का ही होता है। कार्यालय में इन सम्पत्तियों के अर्जन, ह्रास, विक्रय आदि से सम्बन्धित सूचनाएँ रखी जाती हैं।
4. प्रशासकीय प्रबन्ध सम्बन्धी कार्य – कार्यालय द्वारा प्रशासकीय प्रबन्ध सम्बन्धी कार्य भी करने पड़ते है।.कार्यालय के लिए उचित और आवश्यक संख्या में कर्मचारी नियुक्त करना, संस्था में कार्यरत् कर्मचारियों के वेतन, भत्ते, मजदूरी, बोनस, पारिश्रमिक आदि का हिसाब – किताब रखना तथा कर्मचारियों को भुगतान करना, व्यापारिक कार्यालय का ही कार्य है।
5. वित्त का व्यवस्थापन – कम्पनी के मुख्य नियन्त्रक कार्यालय में ही बैठते हैं। अत: वित्तीय कार्यों और वित्त व्यवस्थापने की जिम्मेदारी कार्यालय और इसके कर्मचारियों की होती है।
द्वितीयक कार्य:
कार्यालय के द्वितीयक कार्य निम्न प्रकार हैं –
1. आने एवं जाने वाले पत्रों का लेखा रखना – कार्यालयों की विभिन्न प्रकार की सूचनाओं से सम्बन्धित पत्रों का आना – जाना बना रहता है। इनके भावी सन्दर्भ हेतु इनका लेखा करना बहुत ही महत्वपूर्ण होता है।
2. सम्प्रेषण – कम्पनी से अधिकारी अपने अधीनस्थों को सन्देश प्रेषित करते हैं। कार्यालय के भीतर भी विभिन्न कर्मचारियों, अधिकारियों एवं विभागों के मध्य सम्प्रेषण होता है।
3. योजना बनाना – कार्यालय केवल नीतियों का निर्धारण नहीं करता है, अपितु उनको कार्यरूप में भी लागू करने का प्रयास करता है। इसके लिए कार्यालय योजना बनाता है।
4. समन्वय एवं निर्देशन – समन्वय और निर्देशन मुख्यत: प्रबन्धकों के कार्य हैं। अतः कार्यालय में प्रबन्धकों के माध्यम से ही ये कार्य सम्पादित किए जाते हैं। किसी भी प्रकार का कर्मचारियों में कोई टकराव न हो अर्थात् सब मिल – जुलकर कार्य करें, ऐसा उचित निर्देशन भी कार्यालय द्वारा दिया जाता है।
प्रश्न 4.
संगठन संरचना के आधार पर कार्यालय के विभिन्न प्रकारों का वर्णन कीजिए।
उत्तर:
संगठन की संरचना के आधार पर कार्यालय के निम्नलिखित प्रकार हैं –
- रेखा कार्यालय संगठन
- रेखीय एवं स्टाफ (कर्मचारी) कार्यालय संगठन
- क्रियात्मक कार्यालय संगठन
- समिति कार्यालय संगठन
1. रेखा कार्यालय संगठन:
रेखा कार्यालय संगठन से आशय ऐसे संगठन से है जिसमें अधि किार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती है। अधिकारियों और अधीनस्थों के मध्य प्रत्यक्ष सम्बन्ध लम्बवत् रूप में होते है तथा सभी आदेश एवं निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
रेखा कार्यालय संगठन की विशेषताएँ:
रेखा संगठन की प्रमुख विशेषताएँ निम्नलिखित हैं –
- अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती है।
- इसमें अधिकारियों एवं अधीनस्थों के मध्य प्रत्यक्ष सम्बन्ध लम्बवत् रूप में होते हैं।
- प्रत्येक अधिकारी या अधीनस्थ को अपने निकटतम अधिकारी से आदेश प्राप्त होता है।
2. रेखीय एवं स्टाफ (कर्मचारी) कार्यालय संगठन:
ऐसी कार्यालय संरचना जिसमें कार्य करने वाले एवं सोचने वाले अलग – अलग व्यक्ति होते हैं एवं अधिकार ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होते हैं तथा दायित्व नीचे से ऊपर की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं। कार्यालय में रेखा प्रबन्धकों की सहायता के लिए कर्मचारी प्रबन्धकों की नियुक्ति परामर्शदाताओं के रूप में की जाती है।
रेखा व कर्मचारी कार्यालय संगठन की विशेषताएँ:
रेखा व कर्मचारी कार्यालय संगठन की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं –
- इसमें सोचने और कार्य करने का काम अलग – अलग व्यक्तियों का होता है।
- इस संगठन में रेखीय अधिकारियों को विशेषज्ञों की सेवाओं का लाभ मिलता है।
- अधिकार ऊपर से नीचे की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं।
- दायित्व नीचे से ऊपर की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं।
3. क्रियात्मक कार्यालय संगठन:
क्रियात्मक कार्यालय संगठन रचना में क्रियाओं के विभिन्न समूहों के लिए विशेषज्ञों की नियुक्ति की जाती है और विशेषज्ञों को अपने – अपने विशिष्ट कार्यों के सम्बन्ध में कर्मचारियों को आदेश देने हेतु रेखा आधार सत्ता प्रदान की जाती है।
क्रियात्मूक कार्यालय संगठन की विशेषताएँ:
क्रियात्मक कार्यालय संगठन की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं –
- यह कार्य विभाजन को प्रोत्साहित करता है और विशिष्टीकरण से होने वाले लाभ प्रदान करता है।
- इसमें विशेषज्ञों द्वारा कार्यों का निष्पादन किया जाता है।
- इसमें नियोजन एवं क्रियान्वयन में पृथक्ता होती है।
4. समिति कार्यालय संगठन:
समिति कार्यालय संगठन चुने हुए या नियुक्त व्यक्तियों का समूह होता है जिसे स्थाई या अस्थाई प्रकृति के कुछ विशिष्ट संगठनात्मक कार्य सौंपे जाते हैं तथा इसके सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है।
समिति कार्यालय संगठन की विशेषताएँ:
समिति कार्यालय संगठन की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं –
- यह प्रबन्धकीय कर्मचारियों की एक अनौपचारिक समिति है।
- इसमें समिति के सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है।
- इसमें सामूहिक ज्ञान और अनुभव का लाभ प्राप्त होता है।
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 अन्य महत्वपूर्ण प्रश्न एवं उनके उत्तर
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 बहुविकल्पीय प्रश्न
प्रश्न 1.
व्यापारिक कार्यालय का विभाग है –
(अ) लेखा विभाग
(ब) वित्त विभाग
(स) उत्पादन विभाग
(द) उपरोक्त सभी
उत्तरमाला:
(द) उपरोक्त सभी
प्रश्न 2.
व्यापारिक कार्यालय के स्थान के चयन में ध्यान रखना चाहिए –
(अ) पर्याप्त स्थान का
(ब) ग्राहकों की सुविधा का
(स) सुरक्षा का
(द) उपरोक्त सभी
उत्तरमाला:
(द) उपरोक्त सभी
प्रश्न 3.
कार्यालय कर्मचारियों की कुशलता प्रभावित होती है –
(अ) कार्यालय की कार्यदशाओं से
(ब) प्रबन्धक एवं शीर्ष प्रबन्ध की कार्यशैली से
(स) प्रौद्योगिकी वातावरण से
(द) उपरोक्त सभी
उत्तरमाला:
(द) उपरोक्त सभी
प्रश्न 4.
कार्यालय का महत्व नहीं है –
(अ) यह रोजगार प्रदान करता है
(ब) यह व्यवसाय का पूरक है
(स) कार्यालय कार्य करना कला और विज्ञान नहीं है
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(स) कार्यालय कार्य करना कला और विज्ञान नहीं है
प्रश्न 5.
निम्न में कौन – सा व्यापारिक कार्यालय का कार्य नहीं है?
(अ) सूचना प्राप्त करना
(ब) सूचनाओं को व्यवस्थित करना
(स) सूचनाओं का विश्लेषण करना
(द) राजनीतिक दलों का प्रचार करना
उत्तरमाला:
(द) राजनीतिक दलों का प्रचार करना
प्रश्न 6.
कार्यालय का प्राथमिक कार्य नहीं है
(अ) सम्प्रेषण
(ब) वित्त का व्यवस्थापन
(स) व्यवसाय की परिसम्पत्तियों का परिरक्षण
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(अ) सम्प्रेषण
प्रश्न 7.
कार्यालय के गणनात्मक एवं सांख्यिकीय कार्य हो सकते हैं –
(अ) लेखा
(ब) उत्पादन प्रबन्ध
(स) कर्मचारी वेतन
(द) उपरोक्त सभी
उत्तरमाला:
(द) उपरोक्त सभी
प्रश्न 8.
कार्यों के आधार पर कार्यालय के प्रकार हो सकते हैं –
(अ) दो
(ब) तीन
(स) चार
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(अ) दो
प्रश्न 9.
संगठन संरचना के आधार पर कर्यालय का प्रकार है –
(अ) मुख्य कार्यालय
(ब) क्षेत्रीय कार्यालय
(स) क्रियात्मक कार्यालय
(द) वृद्ध कार्यालय
उत्तरमाला:
(स) क्रियात्मक कार्यालय
प्रश्न 10.
कम्पनी एक्ट या किसी संम्बन्धित विधान में व्यवसाय अपने कार्यालय का पंजीकरण जिस स्थान और कार्यालय के नाम से करवाता है वह कहलाता है –
(अ) रेखा कार्यालय
(ब) क्षेत्रीय कार्यालय
(स) पंजीकृत कार्यालय
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(स) पंजीकृत कार्यालय
प्रश्न 11.
रेखा संगठन के प्रकार होते हैं –
(अ) चार
(ब) दो
(स) तीन
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(ब) दो
प्रश्न 12.
रेखा संगठन की विशेषताएँ नहीं हैं –
(अ) अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में नीचे से ऊपर की ओर प्रवाहित होती है।
(ब) अधिकारियों एवं अधीनस्थों के मध्य प्रत्यक्ष लम्बवत सम्बन्ध होता है।
(स) सभी आदेश निर्देश केवल एवं व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
(द) इनमें से कोई नहीं
उत्तरमाला:
(अ) अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में नीचे से ऊपर की ओर प्रवाहित होती है।
प्रश्न 13.
कार्यालय की वह संगठन संरचना जिसमें रेखा प्रमुख अधिकारी, जबकि स्टाफ कर्मचारी विशेषज्ञ होते हैं –
(अ) रेखा संगठन में
(ब) समिति संगठन में
(स) रेखीय एवं स्टाफ संगठन में
(द) क्रियात्मक संगठन में
उत्तरमाला:
(स) रेखीय एवं स्टाफ संगठन में
प्रश्न 14.
क्रियात्मक संगठन कार्यालय की विशेषता है –
(अ) श्रम विभाजन के सिद्धान्त पर आधारित
(ब) विशेषज्ञों द्वारा कार्यों का निष्पादन
(स) नियोजन एवं क्रियान्वयन में पृथकता
(द) उपरोक्त सभी
उत्तरमाला:
(द) उपरोक्त सभी
प्रश्न 15.
कार्यालय की वह संगठन रचना जिसमें समिति के सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है –
(अ) समिति संगठन में
(ब) रेखा संगठन में
(स) रेखा एवं स्टाफ संगठन में
(द) क्रियात्मक संगठन में
उत्तरमाला:
(अ) समिति संगठन में
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 अतिलघु उत्तरीय प्रश्न
प्रश्न 1.
व्यवसाय या संस्थान के कुशल संचालन की पृष्ठभूमि में किसकी महत्वपूर्ण भूमिका मानी जाती है?
उत्तर:
व्यवसाय के कार्यालय की।
प्रश्न 2.
कार्यालय के स्थान चयन में किन कारकों की निर्भरता रहती है?
उत्तर:
क्षेत्रीय कार्यालयों से दूरी, आधारभूत ढाँचे की उपलब्धता, कार्मिकों की उपलब्धता आदि।
प्रश्न 3.
उच्च अधिकारियों के निर्देशों की पालना से अधिकतर कार्य किसके द्वारा सम्पादित किया जाता है?
उत्तर:
कार्यालय के लिपिकीय कार्मिकों द्वारा।
प्रश्न 4.
कार्यालय में कार्यरत कर्मचारी किसके नेतृत्व में कार्य करते हैं?
उत्तर:
कार्यालय में कार्यरत कर्मचारी शीर्ष नेतृत्व के निर्देशानुसार कार्य करते हैं।
प्रश्न 5.
कार्यालय में उपकरणों की क्या उपयोगिता है?
उत्तर:
कार्यालय में उपकरणों के प्रयोग से कर्मचारियों की कार्यक्षमता बढ़ाई जा सकती है। तथा कार्य कम समय में सम्पादित किया जा सकता है।
प्रश्न 6.
कार्यालय में परम्परागत उपकरणों से क्या आशय है?
उत्तर:
कार्यालय में परम्परागत उपकरण वे हैं जो लम्बे समय से काम में लिए जा रहे हैं।
प्रश्न 7.
किसी कम्पनी की अवस्थिति का प्रमाण किसके द्वारा पता चलता है?
उत्तर:
कम्पनी के पंजीकृत कार्यालय द्वारा।
प्रश्न 8.
कार्यालय के कर्मचारियों की कुशलता किन घटकों से प्रभावित होती है? दो घटक बताइए।
उत्तर:
- शीर्ष प्रबन्ध की कार्यशैली
- प्रौद्योगिक वातावरण
प्रश्न 9.
कार्यालय के दो प्रमुख कार्य बताइए।
उत्तर:
- सूचनाएँ प्राप्त करना
- सूचनाओं का रिकार्ड बनाना एवं सुरक्षित रखना
प्रश्न 10.
कार्यालय के दो सहायक कार्य बताइए।
उत्तर:
- गणनात्मक एवं सांख्यिकी कार्य करना
- कंम्पनी की दैनिक, साप्ताहिक, मासिक आदि नियोजन गतिविधियों का सम्पादन
प्रश्न 11.
कार्यों के आधार पर कार्यालय को कितने भागों में बाँटा जाता है? नाम बताइए।
उत्तर:
- मुख्य कार्यालय
- शाखा कार्यालय
प्रश्न 12.
अवस्थिति के आधार पर कार्यालय को कितने भागों में बाँटा जाता है?
उत्तर:
- क्षेत्रीय कार्यालय
- स्थानीय कार्यालय
प्रश्न 13.
स्थानीय कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
क्षेत्रीय कार्यालयों के उपकार्यालय को स्थानीय कार्यालय कहते हैं।
प्रश्न 14.
विधिक स्थिति के आधार पर कार्यालयों को कितने भागों में बाँटा जा सकता है?
उत्तर:
- पंजीकृत कार्यालय
- अपंजीकृत कार्यालय
प्रश्न 15.
अपंजीकृत कार्यालय किसे कहते हैं?
उत्तर:
पंजीकृत कार्यालय के अतिरिक्त कम्पनी के अन्य कार्यालय को अंपजीकृत कार्यालय कहते हैं।
प्रश्न 16.
विस्तार के आधार कार्यालय का विभाजन कितने भागों में किया जा सकता है?
उत्तर:
- वृहद कार्यालय
- मध्यम कार्यालय
- लघु कार्यालय
प्रश्न 17.
कार्यालय के विभाजन का सबसे महत्वपूर्ण आधार किसे माना जाता है?
उत्तर:
संगठनात्मक संरचना के आधार पर विभाजन
प्रश्न 18.
रेखा संगठन की दो विशेषताएँ बताइए।
उत्तर:
- अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती हैं।
- सभी आदेश – निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
प्रश्न 19.
शुद्ध रेखा संगठन से क्या तात्पर्य है?
उत्तर:
शुद्ध रेखा संगठन से तात्पर्य एक ऐसे संगठन से है जिसमें एक स्तर पर कार्य करने वाले व्यक्तियों की क्रियाएँ समान होती हैं।
प्रश्न 20.
विभागीय रेखा संगठन से आप क्या समझते हैं?
उत्तर:
विभागीय रेखा संगठन में संस्थान की विभिन्न क्रियाओं को कई विभागों में बाँट दिया जाता है। जैसे उत्पादन, वित्त आदि।
प्रश्न 21.
रेखीय एवं स्टाफ (कर्मचारी) संगठन की दो विशेषताएँ बताइए।
उत्तर:
- रेखीय एवं स्टाफ संगठन में अधिकार ऊपर से नीचे की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं।
- इसमें दायित्व नीचे से ऊपर की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं।
प्रश्न 22.
रेखा और स्टाफ कार्यालय में एक अन्तर बताइए।
उत्तर:
रेखा कार्यालय में विशेषज्ञों के खर्चे का बोझ नहीं रहता है।
प्रश्न 23.
क्रियात्मक संगठन की दो विशेषताएँ बताइए?
उत्तर:
- क्रियात्मक संगठन प्रारूप श्रम विभाजन पर आधारित है।
- इसमें नियोजन एवं क्रियान्वयन में पृथकता रहती है।
प्रश्न 24.
समिति संगठन की दो विशेषताएँ बताइए।
उत्तर:
- यह प्रबन्धकीय कर्मचारियों की एक अनौपचारिक समिति होती है।
- समिति के सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है।
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 लघु उत्तरीय प्रश्न (SA – I)
प्रश्न 1.
कार्यालय से आपका क्या आशय है?
उत्तर:
कार्यालये वह स्थान होता है जो विविध कार्यकीय गतिविधियों, उससे सम्बन्धित कर्मचारियों, सूचनाओं, कागजातों को केन्द्रीकृत करता है तथा यहाँ से ही संस्थान की प्रशासनिक, लिपिकीय क्रियाओं का संचालन और नियन्त्रण किया जाता है। विभिन्न व्यावसायिक एवं राजकीय उपक्रमों में कार्यालय की महत्त्वपूर्ण भूमिका रहती है।
प्रश्न 2.
कार्यालय की विशेषताएँ बताइए।
उत्तर:
कार्यालय की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं –
- कार्यालय का कोई निश्चित स्थान होता है जहाँ से सभी व्यावसायिक क्रियाओं का निर्देशन एवं नियन्त्रण किया जाता है।
- कार्यालय में कार्य की अधिकता के कारण विभिन्न विभागों का आबंटन किया जाता है।
- कार्यालय में समय, सुविधा एवं व्यवस्थाओं के माध्यम से कार्य की दशाओं का निर्माण होता है।
- कार्यालय में अभिलेखों के संकलन, व्यवस्थापन और संरक्षण के लिए लिपिकीय कर्मचारी होते हैं।
- कार्यालय के माध्यम से सूचनाओं का सम्प्रेषण किया जाता है।
प्रश्न 3.
कार्यालय के कर्मचारियों को कार्यालय का मूलाधार क्यों कहा जाता है?
उत्तर:
कार्यालय किसी संस्थान को केन्द्र बिन्दु होता है, जहाँ विभिन्न प्रकार के महत्वपूर्ण प्रलेख (अभिलेख) होते हैं, जिनका संकलन, व्यवस्थापन और संरक्षण की कार्य कार्यालय के कर्मचारियों द्वारा किया जाता है तथा उच्च अधिकारियों के निर्देशों की पालना से अधिकतर कार्य कर्मचारी वर्ग द्वारा ही सम्पादित किया जाता है इसीलिए कार्यालय के कर्मचारियों को कार्यालय का मूलाधार कहा जाता है।
प्रश्न 4.
आप किस प्रकार कह सकते हैं कि कार्यालय रोजगार प्रदान करता है?
उत्तर:
व्यावसायिक संस्था हो या गैर – व्यावसायिक संस्था, सभी में कार्यालय को एक महत्वपूर्ण अंग माना गया है। इन सभी प्रकार के कार्यालयों के लिए योग्य एवं अनुभवी कर्मचारियों की आवश्यकता पड़ती है जो व्यवसाय की विभिन्न क्रियाओं का संचालन करते हैं। अत: कार्यालय के माध्यम से लोगों को रोजगार प्राप्त होता है। यह कार्यालय का सामाजिक उत्तरदायित्व भी है।
प्रश्न 5.
“कार्यालय कार्य करना कला और विज्ञान है।” इस कथन को स्पष्ट कीजिए।
उत्तर:
जिस प्रकार विज्ञान में निश्चित नियमों और सिद्धान्तों की आवश्यकता पड़ती है, ठीक उसी प्रकार कार्यालय में विज्ञान के सिद्धान्तों की भाँति व्यवस्थित नियमों पर तो कार्य होता ही है, साथ में अपनी बेहतर शैली, रोचकता और आकर्षण के प्रयासों से किसी कार्यालय को व्यावसायिक कला की भी आवश्यकता पड़ती है।
प्रश्न 6.
“अभिलेखों की उत्पत्ति और संरक्षण हेतु कार्यालय महत्वपूर्ण है।” स्पष्ट कीजिए।
उत्तर:
व्यवसाय से सम्बन्धित जो भी घटनाएँ घटित होती हैं चाहे उनका लेखाशास्त्रीय महत्व हो या विपणन और कर्मचारी सम्बन्धी लेकिन इन सबके अभिलेखों का व्यवस्थित संधारण और संरक्षण कार्यालय द्वारा ही किया जाता है। कार्यालय में इन कार्यों के लिए अलग-अलग कर्मचारी होते हैं जो स्वयं से सम्बन्धित अभिलेखीय कार्य करते हैं। अत: कार्यालय अभिलेखों की उत्पत्ति और संरक्षण हेतु महत्वपूर्ण हैं।
प्रश्न 7.
रेखा संगठन की विशेषताएँ बताइए।
उत्तरे:
रेखा संगठन की विशेषताएँ निम्न हैं –
- रेखा,संगठन में अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती है।
- इसमें प्रत्येक अधिकारी या अधीनस्थ अपने निकटतम अधिकारी से आदेश प्राप्त करता है।
- इसमें सभी आदेश निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
- इसमें एक अधिकारी के अधीन कार्य करने वाले कर्मचारियों की संख्या प्रायः सीमित होती है।
प्रश्न 8.
रेखीय एवं कर्मचारी संगठन की विशेषताएँ बताइए।
उत्तर:
रेखीय एवं कर्मचारी संगठन की विशेषताएँ निम्न हैं –
- इसमें सोचने और कार्य करने का काम अलग – अलग व्यक्तियों द्वारा किया जाता है।
- इस संगठन में रेखीय अधिकारियों को विशेषज्ञों की सेवा का लाभ मिलता है।
- इसमें अधिकार ऊपर से नीचे की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं।
- दायित्व नीचे से ऊपर की ओर सीधी रेखा में प्रवाहित होते हैं।
प्रश्न 9.
समिति संगठन कार्यालय की विशेषताएँ बताइए।
उत्तर:
समिति संगठन कार्यालय की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं –
- समिति संगठन कार्यालय चुने हुए कर्मचारियों की एक अनौपचारिक समिति है।
- इसमें समिति की सदस्यता में लगभग सभी विभागों व हितों का प्रतिनिधित्व होता है।
- समिति के सदस्यों में स्वतन्त्र सामूहिक विचार – विमर्श होते हैं, इसके पश्चात् निर्णय लिए जाते हैं।
- इसमें समिति के सदस्यों की संयुक्त जिम्मेदारी होती है।
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 लघु उत्तरीय प्रश्न (SA – II)
प्रश्न 1.
कार्यालय किसे कहते हैं? व्यवसाय में इसकी आवश्यकता को समझाइए।
उत्तर:
कार्यालय वह स्थान है जहाँ से किसी भी संस्थान के कार्य विशेष की गतिविधियों का संचालन किया जाता है। यह व्यवसाय का प्रशासन केन्द्र होता है जो विविध कार्यकीय गतिविधियों, उससे सम्बन्धित कर्मचारियों, सूचनाओं, कागजातों को केन्द्रीयकृत करने का कार्य करती है।
कार्यालय कार्यालय की आवश्यकता:
- कार्यालय व्यवसाय के विभिन्न अभिलेखों को व्यवस्थित रखने तथा संरक्षण के लिए बहुत उपयोगी है।
- कार्यालय से ही किसी संस्थान की पहचान होती है, इसलिए कम्पनियों के समामेलन/पंजीकरण के समय प्रलेखों में इसके नाम और स्थान का उल्लेख होता है।
- संस्थानों में नियोजन, संगठन, नियन्त्रण, समन्वय, नेतृत्व तथा सूचनाओं का सम्प्रेषण करने का कार्य कार्यालय द्वारा ही किया जाता है।
- कार्यालय के विभिन्न आँकड़ों के संकलन द्वारा व्यावसायिक उपलब्धियों का मूल्यांकन किया जाता है।
- कार्यालय विभिन्न व्यक्तियों के रोजगार का आधार है।
प्रश्न 2.
क्रियात्मक संगठन कार्यालय को समझाइए तथा इसकी विशेषताओं पर प्रकाश डालिए।
उत्तर:
क्रियात्मक संगठन, संगठन का वह प्रारूप है जिसमें विभागीय क्रियाओं के प्रबन्ध हेतु विशेषज्ञों की नियुक्ति की जाती है और इन्हें रेखीय अधिकार प्रदान किए जाते हैं। प्रत्येक विशेषज्ञ को अपने प्रभारी कार्य पर पूरा नियन्त्रण होता है। यह संगठन श्रम विभाजन और विशिष्टीकरण पर आधारित है।
क्रियात्मक कार्यालय संगठन की विशेषताएँ:
क्रियात्मक कार्यालय संगठन की विशेषताएँ निम्न हैं –
- यह कार्य विभाजन को प्रोत्साहित करता है और विशिष्टीकरण से होने वाले लाभ प्रदान करता है।
- इसमें विशेषज्ञों द्वारा कार्यों का निष्पादन किया जाता है।
- इसमें नियोजन एवं क्रियान्वयन में पृथकता होती है।
RBSE Class 11 Business Studies Chapter 6 दीर्घ उत्तरीय प्रश्न
प्रश्न 1.
रेखीय कार्यालय संगठन से आप क्या समझते है? इसके प्रकारों को समझाइए।
उत्तर:
रेखीय कार्यालय संगठन:
रेखा कार्यालय संगठन से आशय ऐसे संगठन से है जिसमें अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती है। अधिकारियों और अभीनस्थों के मध्य प्रत्यक्ष सम्बन्ध लम्बवत् होते हैं तथा सभी आदेश एवं निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
रेखीय कार्यालय संगठन की विशेषताएँ:
- इसमें अधिकार सत्ता एक सीधी रेखा में ऊपर से नीचे की ओर प्रवाहित होती है।
- प्रत्येक अधिकारी एवं कर्मचारी अपने निकटतम अधिकारी से आदेश प्राप्त करता है।
- सभी आदेश एवं निर्देश केवल एक ही व्यक्ति द्वारा जारी किए जाते हैं।
- एक अधिकारी के अधीन कार्य करने वाले कर्मचारियों की संख्या प्रायः सीमित होती है।
रेखीय कार्यालय संगठन के प्रकार:
रेखीय कार्यालय संगठन के दो प्रकार होते हैं –
- शुद्ध रेखा संगठन
- विभागीय रेखा संगठन
1. शुद्ध रेखीय संगठन:
शुद्ध रेखीय संगठन में एक स्तर पर कार्य करने वाले व्यक्तियों की क्रियाएँ समान होती हैं और सुविधाजनक नियन्त्रण के लिए क्रियाओं का वर्गीकरण किया जाता है। इस प्रकार के संगठन की मान्यता है कि एक स्तर पर कार्य करने वाले व्यक्तियों की निष्ठाएँ एक समान होती हैं, लेकिन व्यवहार में यह मान्यता केवल उच्च स्तरीय प्रबन्ध पर ही लागू होती है, निम्न स्तरीय प्रबन्ध पर नहीं।
2. विभागीय रेखा संगठन:
विभागीय रेखीय संगठन में नियन्त्रण की सुविधा के लिए सम्पूर्ण व्यावसायिक क्रियाओं को अनेक भागों में विभक्त कर दिया जाता है और सभी विभाग स्वयं में पूर्ण इकाई होते हैं। प्रत्येक विभाग का एक विभागीय प्रबन्धक होता है जो अपने विभाग के सभी कार्यों की सफलता या असफलता के लिए पूर्णरूपेण उत्तरदायी होता है। सभी कर्मचारी अपने विभागीय अधिकारी के आदेशों का पालन करते हैं और उसी के प्रति उत्तरदायी होते हैं।
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